Sắp xếp hồ sơ giấy tờ gọn gàng cho văn phòng nhỏ
Hồ sơ giấy tờ lộn xộn khiến mất thời gian tìm kiếm và dễ thất lạc chứng từ. Dưới đây là quy trình 5 bước mà văn phòng nhỏ có thể áp dụng ngay trong một buổi.
Bước 1: Phân loại theo tần suất dùng
Chia thành ba nhóm: dùng hằng ngày (để trên bàn), dùng hằng tháng (ngăn kéo), lưu trữ dài hạn (kệ hoặc hộp). Cách này quyết định loại file và bìa cần mua, tránh mua dư.
Bước 2: Chọn đúng loại file
- Hồ sơ dưới 100 trang: file lá hoặc túi zipper.
- Hồ sơ 200–400 trang: file còng gáy 5cm trở lên.
- Chứng từ theo năm: bìa hộp hoặc hộp carton có nhãn.
Xem file hồ sơ và bìa còng – bìa hộp.
Bước 3: Đánh nhãn thống nhất
Dùng một quy ước duy nhất: [Năm] – [Loại hồ sơ] – [Đơn vị]. Dán nhãn ở gáy để nhìn từ kệ là thấy, không phải kéo từng file ra.
Bước 4: Đóng gáy và bảo vệ
Hồ sơ quan trọng nên đóng gáy và đục lỗ để không thất lạc trang. Dùng bấm kim – kim kẹp cho tài liệu mỏng, bìa còng cho hồ sơ dày.
Bước 5: Thanh lọc định kỳ
Mỗi quý rà lại một lần: hồ sơ quá hạn lưu trữ thì tiêu huỷ (dùng máy huỷ giấy cho tài liệu nhạy cảm), hồ sơ điện tử hoá thì chuyển sang lưu số.
Kết quả
Với 5 bước trên, việc tìm một chứng từ từ vài phút giảm còn vài giây, và không còn tình trạng mua trùng file mỗi khi hết chỗ.
Sản phẩm liên quan
