Quản lý tồn kho văn phòng phẩm: cách đặt hàng không thiếu không dư
Hết giấy giữa tuần hoặc mua dư đến hết năm đều gây lãng phí. Dưới đây là cách kiểm soát bằng một bảng tính đơn giản.
Bước 1: Liệt kê và phân nhóm
Chia ba nhóm: tiêu hao nhanh (giấy, bút, khăn giấy), tiêu hao chậm (file, bấm kim, mực dấu) và tài sản (máy in, máy huỷ giấy). Mỗi nhóm có cách đặt khác nhau.
Bước 2: Tính lượng dùng mỗi tháng
Lấy số lượng đã dùng 3 tháng gần nhất chia 3. Nếu chưa có dữ liệu, dùng ước lượng theo đầu người: 300–500 tờ giấy/người/tháng, 1,5 cây bút/người/tháng.
Bước 3: Đặt mức tối thiểu
Mức tối thiểu = lượng dùng 2 tuần. Khi chạm mức này thì đặt hàng, không chờ hết. Cách này tránh gián đoạn mà vẫn không tồn kho quá nhiều.
Bước 4: Bảng theo dõi
Bốn cột: tên hàng, tồn hiện tại, mức tối thiểu, ngày đặt gần nhất. Cập nhật mỗi lần xuất kho, không cần phần mềm.
Bước 5: Rà soát mỗi quý
Xem lại món nào không dùng, món nào tăng bất thường; loại bỏ khỏi danh mục đặt hàng để giảm tồn.
Tham khảo nhu yếu phẩm và giấy các loại để đặt theo thùng có giá sỉ.
Sản phẩm liên quan
